PYHÄNNÄN KUNNAN
TIEDOTUSOHJEET
Sisällysluettelo sivunro
1-10
1. JOHDANTO 2
2. TIEDOTTAMISEN PERIAATTEET 2
2.1. Kunta on kuntalaisia varten
2.2. Kuntalaisten osallistuminen
2.3. Tiedotuksen suunnittelu
2.4. Tiedotus vastaanottajan mukaan
3. TIEDOTUSORGANISAATIO 3
3.1. Viranhaltija tai työntekijä tiedottajana
3.2. Luottamushenkilö tiedottajana
4. TIEDOTTAMISEN KEINOT JA KÄYTÄNNÖN OHJEET 4
4.1.Välillinen tiedottaminen
4.2. Välitön tiedottaminen
5. JULKISUUSPERIAATE JA TIEDOTTAMINEN 6
5.1. Julkisuusperiaate
5.2. Salassa pidettävät asiakirjat
6. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN 9
7. TIEDOTTAMINEN ERITYISTILANTEISSA JA
POIKKEUSOLOISSA 10
1. JOHDANTO
Kuntalain mukaan kunnassa on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille.
Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on
sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta.
Perustuslain mukaan jokaisella on perusoikeus tietoon ja hyvään hallintoon.
Hallintomenettelylaki sisältää ilmoitusvelvoitteen. Julkisuuslaki edistää
tiedonsaantia. Julkisuuslaissa on lueteltu myös salassapitoperusteet.
Yhteistoimintasopimuksen mukaan työnantajan tulee ennen yhteistoimintamenettelyyn ryhtymistä antaa henkilöstölle tai sen edustajalle asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot.
2.
TIEDOTTAMISEN PERIAATTEET
2.1. Kunta on
kuntalaisia varten
Kunnan asukkailla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan, sekä osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan.
Tiedotus tukee kunnan kehitystä ja edistää
asukkaiden hyvinvointia. Viestintä tekee myös mahdolliseksi kunnan toiminnan
arvioinnin. Keskeisistä asioista on tärkeää käydä kansalaiskeskustelua jo ennen
päätösesityksen tekoa.
Pyhännän kuntastrategian mukaan yhtenä strategisena toimintalinjana on
osallistuva, aktiivisten kuntalaisten Pyhäntä. Myös kuntalaisten on
aktiivisesti itse hankittava tietoa kunnan asioista.
Kunnan toiminnan on oltava avointa ja
läpinäkyvää myös silloin, kun tehtävää hoitaa kuntayhtymä, liikelaitos, säätiö
tai muu yhteisö. Kuntarajat ylittävästä yhteistyöstäkin on tiedotettava.
Vireillä olevista asioista on annettava riittävästi tietoja jo suunnitteluvaiheessa.
Myös ratkaisun vaikutuksista on kerrottava.
Palvelutiedotuksella helpotetaan asukkaiden jokapäiväistä elämää ja varaudutaan
ennakolta auttamaan asukkaita pulmatilanteissa. Hyvä sisäinen tiedonkulku ja
yhteydenpito sidosryhmien kanssa varmistavat kunnan tuloksekkaan toiminnan.
2.2.
Kuntalaisten osallistuminen
On
pidettävä huolta siitä, että kuntalaisilla ja palvelujen käyttäjillä on
edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Palvelujen käyttäjiä on
syytä ottaa mukaan kunnassa valittaviin luottamuselimiin, kuten
vammaisneuvostoon.
Osallistumismuotoina voidaan käyttää mielipidekyselyjä, yhteissuunnittelu- ja
teematapaamisia, kuntalaistilaisuuksia, vanhempainiltoja ja "avoimen
oven" -päiviä.
Palautemahdollisuuksia on kehitettävä aktiivisesti ja huolehdittava palautteen käsittelystä. Esimerkiksi tiedotusvälineissä ja internetissä esitettyihin kuntalaisten kysymyksiin on vastattava.
Kunnassa toimivien yhdistysten ja muiden kansalaisryhmien tuomat viestit ovat tärkeitä kuntaa kehitettäessä. Arvokasta on myös kaikki palaute, jota saadaan arkisen palvelutoiminnan yhteydessä.
2.3.
Tiedotuksen suunnittelu
Kunnanhallituksen antamien tiedotusohjeiden lisäksi viestintä tulee kytkeä kaikkiin merkittäviin hankkeisiin alusta lähtien. Keskeisille hankkeille ja työryhmille on syytä nimetä tiedotusvastaava.
Viestinnän eri kohderyhmät tulee ottaa huomioon kaikessa kunnan viestinnässä ja sen suunnittelussa. Erilaisten kuntalaisryhmien esim. vanhusten ja vammaisten asukkaiden palvelu edellyttää räätälöityä viestintää.
Tiedotuksen vaikutuksia on syytä arvioida säännöllisesti ja tehdä tarvittavat muutokset.
2.4. Tiedotus
vastaanottajan mukaan
Tiedotus on pyrittävä kohdentamaan niin, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Erityisen tärkeää tämä on palveluista ja etuuksista tiedotettaessa tai jos asia merkitsee huomattavaa muutosta nykytilanteeseen.
Huomiota on kiinnitettävä myös niihin asukkaisiin, joilla esimerkiksi näkö- tai kuulovamman tai liikuntaesteen vuoksi on vaikeuksia vastaanottaa tai hankkia tarvitsemaansa tietoa. Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää.
Kunnan henkilöstöä ja luottamushenkilöitä koulutetaan tiedotusasioissa. Myös tietosuojasäännökset ja kunkin hallintokunnan oman alan erityislainsäädännön tiedotus- ja salassapitosäännökset on tunnettava.
3.
TIEDOTUSORGANISAATIO
Kunnan tiedottamista johtaa kunnanjohtaja kunnanhallituksen hyväksymien yleisten tiedotusohjeiden mukaisesti.
Yleisestä tiedottamisesta sekä tiedotuksen kehittämisestä, koordinoinnista ja toteuttamisesta vastaa kunnan tiedotusvastaavana hallintojohtaja.
Kukin päävastuualuepäällikkö vastaa oman päävastuualueensa tiedottamisesta. Pääasiallisia tiedottajia oman toimialansa asioista ovat palvelualueiden esimiehet.
Yleisesti tiedottamisvelvollisuus kuuluu kaikille viranhaltijoille ja työntekijöille sen toimivallan rajoissa, joka heillä on.
3.1.
Viranhaltija tai työntekijä tiedottajana
Jokainen kunnan palveluksessa oleva henkilö on tiedottaja. Hänellä on velvollisuus ja oikeus tiedottaa aktiivisesti oman alansa asioista. Tiedottaja myös vastaa antamistaan tiedoista. Kunnan henkilöstö tiedottajana tarjoaa kuntalaisille tosiasiallista tietoa. Vaikka kunnan palveluksessa olevalla on myös lakiin perustuva ilmaisuvapaus, yhteistyötä edistää, jos tiedotus on omaa työtä, työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa.
Asiakaspalvelutilanne
on tärkein kunnan tiedottamisen ja ulkoisen kuvan rakentamisen tilanne. Asiakaspalvelussa
on tunnettava hyvin kunnan organisaatio ja palvelut ja palvelualttiuteen on
kiinnitettävä erityistä huomiota.
Vaikka jokaisella asiakaspalvelupisteellä on oma vastuualueensa, on neuvontaan
suhtauduttava asiakkaan näkökulmasta ja oltava valmiina auttamaan myös oman
vastuualueen ulkopuolelle menevissä kysymyksissä.
3.2.
Luottamushenkilö tiedottajana
Luottamushenkilöiden julkinen rooli ja laajat sidosryhmäsuhteet ovat tärkeä voimavara kunnan profiloinnissa ja viestinnässä.
Luottamushenkilöt voivat monella tapaa virittää kuntalaisten mielenkiintoa kunnan asioihin. Luottamushenkilöt voivat tuoda kantojaan esille mm. valtuuston kokousten yhteydessä, tiedotustilaisuuksissa ja kuntalaisilloissa.
Koska tiedottaminen on tyypillistä virkamiestoimintaa, yksittäinen luottamushenkilö tiedottaa vain omista mielipiteistään ja kannanotoistaan.
4.
TIEDOTTAMISEN KEINOT JA KÄYTÄNNÖN OHJEET
4.1.
Välillinen tiedottaminen
Tärkeimmät välillisen tiedottamisen kanavat ovat lehdistö, radio, televisio ja sähköiset tietoverkot, internet.
Esityslistat
Valtuuston,
kunnanhallituksen ja lautakuntien esityslistat toimitetaan korvauksetta ennen
kokousta joukkotiedotusvälineiden käyttöön. Salassa pidettävät asiat poistetaan
listalta ennen tiedotusvälineille lähettämistä.
Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien esityslistat julkaistaan myös
kunnan www-sivuilla.
Esityslistoilla tulee näkyä päätöksenteon moniportaisuus ja kaikki olennainen asiaan kuuluva tieto sisällytetään esittelytekstiin, ei liitteisiin.
Kuntalaissa edellytetään, että kunta tiedottaa myös valmisteilla olevien asioiden vaikutuksista. Valmistelijat kirjaavat ennen päätösehdotusta merkittävien hankkeiden osalta tasapuolisesti sekä myönteiset että kielteiset vaikutukset.
Kokousuutisten
tiedottaminen
Kokousuutiset tiedotetaan viimeistään seuraavana päivänä kokouksen päättymisen jälkeen. Ensisijaisesti tiedotusvastuu kuuluu kokouksen pöytäkirjan pitäjälle, mikäli toimielin ei toisin päätä.
Tiedotusvälineille
kerrotaan päätöksistä ja niihin liittyneistä äänestyksistä, asioiden pöydälle
panemisesta, eriävistä mielipiteistä sekä käsittelyn kannalta muista merkittävistä
kysymyksistä. Suljetun kokouksen keskusteluista ei tiedoteta.
Päätöksistä
tiedottaminen
Valtuuston, kunnanhallituksen ja keskeisten lautakuntien pöytäkirjat siirretään Pyhännän kunnan kotisivuille osoitteeseen http:/pyhanta.fi, kunkin toimielimen tekemän päätöksen mukaisesti mahdollisimman pian pöytäkirjan tarkistamisen jälkeen.
Tiedotustilaisuudet
Tiedotustilaisuuksia julkiselle sanalle järjestetään merkittävistä
asioista. Tiedotustilaisuutta järjestettäessä otetaan huomioon seuraavaa:
- kutsu tiedotusvälineille lähetetään
hyvissä ajoin
- valmistellaan lyhyt, kirjallinen tiedote asiasta
- kunnan edustus suunnitellaan tarkoin
- esittelypuheenvuorojen pituudet rajataan ja varataan aikaa kysymyksille
- tilaisuudessa jaettava materiaali toimitetaan pyynnöstä myös niille
tiedotusvälineille, jotka eivät pääse paikalle
Tiedotusvälineissä
esiintyvät virheet
Tiedotusvälineillä on oikeus kritiikkiin ja jopa velvollisuus julkisen
vallan kontrolliin. Tiedotusvälineissä esiintyvät virheelliset tiedot on
korjattava heti, mikäli virhe arvioidaan merkittäväksi. Erilaisia lisäyksiä,
painotuksia ja mielipiteitä julkisuudessa esiintyneisiin tietoihin voi lähettää
julkaistavaksi lehtien mielipidesivuille.
Mielipidesivuilla esitettyihin kysymyksiin on vastattava välittömästi riippumatta siitä, onko kirjoitus julkaistu nimellä vai nimimerkillä. Sen sijaan mielipiteitä ei ole aina tarpeen kommentoida.
Oikaisulla tarkoitetaan virheellisen asiatiedon korjaamista.
Vastineen antaminen perustuu painovapauslakiin, joka antaa yksityiselle ja myös julkisille viranomaisille oikeuden vastata tiedotusvälineissä julkaistuun itseään koskevaan virheelliseen tai loukkaavaan kirjoitukseen. Vastineen sisältö ei saa olla loukkaava eikä se saa antaa aihetta uuteen vastineeseen.
Virheiden ehkäisemiseksi tulee tiedotteen laatijan pyytää artikkeli tarkastettavaksi ja haastateltavan on syytä vaatia toimittajalta hyväksyttäväkseen hänen kirjoittamansa juttu siltä osin, kun se käsittelee haastateltavan antamia tietoja.
4.2. Välitön
tiedottaminen
Välitön tiedottaminen tarkoittaa suoraan asukkaisiin kohdistuvaa tiedottamista.
Kuntatiedote
Kunnassa julkaistaan vähintäin kerran kuukaudessa joka kotiin jaettavaa kuntatiedotetta. Sen tarkoituksena on tarjota kuntalaisille palvelutietoa, selostuksia kunnan ja lähialueiden vireillä olevista asioista ja tietoja kunnan tulevista tapahtumista. Kuntatiedotteeseen otetaan myös eri yhteisöjen ilmoituksia. Kuntatiedotteessa julkaistaan myös kunnan virallisia ilmoituksia toimielinten ja viranhaltijoiden päätösten mukaisesti.
Ilmoitustaulut
Julkisten
kuulutusten ilmoitustaulu sijaitsee kunnantoimiston sisäänkäynnin yhteydessä.
Kunnalliset ilmoitukset on nähtävissä myös kylien ilmoituspaikoilla.
Mahdollisuuksien mukaan kunnalliset ilmoitukset julkaistaan myös kunnan www-sivuilla.
Sähköinen
tietoverkko
Kunnan www-sivuja voidaan kehittää entistä enemmän vuorovaikutteiseksi. Sähköisten tietoverkkojen etuna on yhteydenoton mahdollisuus ajasta ja paikasta riippumatta. Kunnan www-kotisivuilla tarjotaan tietoa ja neuvontaa kunnan palveluista. Yleisölle tarkoitettuja asiakaspäätteitä on ainakin kunnan pääkirjastossa ja tulevaisuudessa kuntaan perustettavassa yhteispalvelupisteessä.
Tietoverkon kautta saapuneet kysymykset ja palautteet toimitetaan ko. tehtäväalasta vastaavalle viranhaltijalle. Tehtyihin kysymyksiin vastataan viivytyksittä.
Erikseen päätetään ja tiedotetaan siitä, milloin kunnalla on tarvittavat valmiudet sähköisten asiointipalvelujen järjestämiseen.
Avoimien
ovien päivät
Kunnan eri toimipisteissä pyritään järjestämään ns. avoimien ovien päiviä, jolloin kaikilla kuntalaisilla on mahdollisuus tutustua toimipisteen toimintaan tai uusiin palveluihin.
Kuntalaistilaisuudet
Suunnitelmista ja hankkeista sekä kunnan
yleisestä tilanteesta ja palveluista järjestetään tarpeen mukaan alueellisia
tai koko kuntaa koskevia kuntalaistilaisuuksia. Niissä voidaan tiedottaa
elinkeinotoimesta, sosiaali- ja terveyspalveluista, kouluasioista ym.
Kuntalaisten
tekemät aloitteet
Kunnan asukkaalla on oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteet tulee käsitellä viipymättä. Jos valtuuston toimivaltaan kuuluvassa asiassa aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista, asia on otettava valtuuston käsiteltäväksi puolen vuoden sisällä. Aloitteiden tekijöille on ilmoitettava tehdyt toimenpiteet.
5.
JULKISUUSPERIAATE JA TIEDOTTAMINEN
5.1.
Julkisuusperiaate
Kunnan
hallinnossa noudatetaan julkisuusperiaatetta. Julkisuusperiaate ilmaistaan laissa
viranomaisen toiminnan julkisuudesta:
"Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa
erikseen toisin säädetä" (1 § 1 mom.).
Lain 3 §:n mukaan "Tässä laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan".
"Jokaisella
on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen".
Tieto on annettava jokaiselle pyydettäessä eikä henkilöllisyyttä tarvitse
selvittää eikä pyyntöä perustella.
"Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä 17 §:ssä säädetään.
"Viranomaisen on tämän lain mukaisia päätöksiä tehdessään ja muutoinkin tehtäviä hoitaessaan velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisten toiminnasta ei lain 1 ja 3 § huomioon ottaen rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja että tiedon pyytäjiä kohdellaan tasapuolisesti" (17 § 1 mom.).
Julkisuudella lisätään viranomaisen toiminnan avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.
Kokousten
ja pöytäkirjojen julkisuus
Valtuuston tai kunnan muunkin toimielimen kokouksen pöytäkirja tulee liitteineen julkiseksi, kun pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkastettu.
Valtuuston
kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa,
joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten
painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä.
Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos niissä ei
käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi,
ja jos toimielin niin päättää.
Asiakirjan
julkisuus
Pääsääntö on, että kunnan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu.
Asiakirja tulee julkiseksi, kun se on tullut kuntaan (esim. rakennuslupa, virkahakemus, oikaisuvaatimus, valitus). Muun muassa diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Viranomaisen esitys, ehdotus ja aloite on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Toimielimen pöytäkirja on julkinen, kun se on allekirjoitettu ja tarkastettu. Viranomaisen sisäinen valmisteluaineisto (salassapidettäväksi säädettyä lukuunottamatta) on kokonaisuudessaan julkinen, kun asiasta on päätetty tai viimeistään silloin, kun asian käsittely on päättynyt siinä viranomaisessa (lausunnot, konsulttien selvitykset ym.).
Tarjousasiakirjat
Viranomaisen laatimat ja sille toimitetut rakentamista ja muita hankintoja koskevat tarjousasiakirjat eivät ole julkisia vielä silloin, kun viranomainen on ne saanut, vaan ne tulevat julkisiksi vasta kun sopimus asiasta on tehty.
Tarjouksen pyytäjän tulee tiedottaa yrityksille tarjouksia pyytäessään, että sille osoitettavat asiapaperit ovat päätöksenteon jälkeen julkisia, jotta vältytään siltä, että yrittäjä liittäisi tarjoukseensa liikesalaisuuksiksi tulkittavia tietoja. Hinta ei ole liikesalaisuus. Tiedot sopimuksesta, tarjousasiakirjoista (ei liike- ja ammattisalaisuuksia) ja kustannuksista on annettava julkisuuteen siinäkin tapauksessa, että yrittäjä on esittänyt salassapitotoivomuksen.
Viranomaisen tarjouspyynnöt tulevat julkisiksi, kun pyyntö on allekirjoitettu.
Viranhakupaperit tulevat julkisiksi silloin, kun ne saapuvat viranomaiselle. Jokainen saa pyytämällä niistä tietoa ja kunta voi julkistaa nimet ennen vaalia. Viranhakijoiden nimet ovat julkisia, myös niiden jotka ovat esittäneet salassapitotoivomuksen. Hakemusasiakirjoihin sisältyy yleensä henkilötunnuksia, joiden luovuttamisesta on erikseen säädetty henkilötietolaissa. Henkilötunnukset, tai ainakin niiden loppuosa, on syytä peittää näytettäessä muuten julkisia asiakirjoja tai annettaessa niistä kopioita. Tiedotettaessa lehdistölle ja muille tiedotusvälineille hakijoista, kunnan tulee ilmoittaa niiden nimet, jotka ovat esittäneet salassapitotoivomuksen. Nimen julkaiseminen jää joukkoviestimien harkittavaksi.
Palkat
Kunnallis- ja valtionhallinnon henkilöstön kaikki palkkatiedot ovat julkisia. Myös kunnan liikelaitosten henkilöstön palkat ovat julkisia, sen sijaan kuntien yhtiöiden henkilöstön palkat eivät ole julkisia.
Vaikka palkkatiedot ovatkin julkisia, palkkauksen perusteita varten tehdyt arvioinnit, kuten esimiesten suorittama henkilön työsuorituksen arviointi, ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 29 kohdan mukaan salassapidettäviä eikä niitä saa luovuttaa luvatta sivulliselle.
Kunnan palveluksessa virka- tai työsopimussuhteessa olevien henkilötietojen käsittelystä ja luovuttamisesta löytyy ohjeita laista yksityisyyden suojasta työelämässä (477/2001), henkilötietolaista (523/1999), viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetusta laista (621/1999) sekä nimikirjalaista (1010/1989). Lakeihin voi tutustua kunnantoimiston käsikirjastossa.
Palkkatietojen luovutukseen liittyvistä periaatteista ja luovutuksesta perittävistä maksuista kunnanhallitus tekee erillisen päätöksen.
Muut
asiakirjat
Viranomaisen toiselle viranomaiselle toimittama asiakirja tulee julkiseksi silloin, kun se on allekirjoitettu. Lausunto- ja selvityspyyntö sekä viranomaisen esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus ja hakemus liiteasiakirjoineen on julkinen allekirjoituksen jälkeen.
Tutkimus, tilasto tai muu tähän verrattava perusselvitys tulee julkiseksi, kun se on valmis käyttötarkoitukseensa.
Yksityishenkilöiden ja yksityisten kunnalle osoittamat kirjeet ovat heti saavuttuaan julkisia. Muulla tavoin kunnan viranomaisen haltuun joutuneita yksityisiä kirjeitä ei saa antaa tiedoksi ilman kirjoittajan tai hänen valtuuttamansa suostumusta.
Asiakirjojen
luettelointivelvollisuus
Kunnalla
on velvoite järjestää asiakirjahallintonsa sellaiseksi, että se edistää hyvää
tiedonhallintatapaa ja tiedonsaantia. Viranomaisten julkisten asiakirjojen
pitää olla vaivattomasti löydettävissä. Tämä merkitsee asiakirjojen diarointia
tai muuta luettelointia sekä arkistointia.
Salassa pidettävien asiakirjojen luettelointi, käsittely, arkistointi,
hävittäminen ja suojaus on järjestettävä niin, etteivät sivulliset saa luvatta
salassa pidettäviä tietoja.
Kunnan viranomaisten on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot.
Henkilörekistereistä laaditaan omat rekisteriselosteet. Henkilörekisterin pitämisestä annetaan erillinen ohje.
5.2. Salassa pidettävät asiakirjat
Asiakirjan salassapito perustuu julkisuuslaissa tai muissa laissa oleviin nimenomaisiin säännöksiin.
Kunnan
palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa
asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä
olisi salassa pidettävä eikä muutakaan tietoonsa saamaansa seikkaa, josta
lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus.
Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa asiaa ei saa paljastaa senkään jälkeen,
kun toiminta tai tehtävän hoitaminen kunnassa on päättynyt.
Vaitiolovelvollisuus koskee myös harjoittelijoita ja muita tilapäisiä
toimijoita.
6. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN
Sisäisellä tiedottamisella tarkoitetaan kunnan organisaation sisällä tapahtuvaa tietojen kulkua kaikkiin suuntiin. Sisäinen viestintä voi olla suullista, kirjallista tai verkkoviestintää. Sisäisen viestinnän välineitä ovat työpaikka- ja henkilöstökokoukset, tiedotteet ja esim. sähköpostiviestit.
Esimiehelle jää suuri vastuu työyhteisön sisäisestä viestinnästä. Esityslistojen, muistioiden, pöytäkirjojen, sopimusten, suunnitelmien ja ohjeiden esilläpidosta ja jakelusta on huolehdittava. Samoin on tiedotettava kuntaan tulleista päätöksistä niille, jotka tiedon tarvitsevat.
Henkilöstön osallistumismahdollisuudet ja yhteistoiminnan periaatteet on määritelty yhteistoimintasopimuksessa (hyväksytty v. 1994, arkistossa).
Sisäisen tiedottamisen kehittämiseen velvoittaa myös kuntastrategia. Tiedottamisessa on pyrittävä molemminpuoliseen aktiivisuuteen organisaation kaikilla tasoilla. Erityistä huomiota tulee kiinnittää tiedotuksen oikea-aikaisuuteen ja työyhteisön sisäiseen tiedonkulkuun. Hyvin hoidettu tiedotus tukee kunnan tavoitteiden toteutumista ja on laadukkaan palvelutuotannon laadukkuuden tae.
Kunnan ulkoisen imagon rakentaminen lähtee liikkeelle hyvin hoidetusta sisäisestä tiedonkulusta. Kunnan sisäiseen tiedotukseen kuuluu myös uuden työntekijän perehdyttäminen kunnan toimintaan ja hänen työtehtäviinsä sekä asemaansa organisaatiossa. Vastuu perehdyttämisestä kuuluu yksikön esimiehelle.
7. TIEDOTTAMINEN ERITYISTILANTEISSA JA
POIKKEUSOLOISSA
Tiedottamista vaativia erityistilanteita normaalioloissa voivat olla esimerkiksi häiriöt veden-, sähkön tai lämmönjakelussa, erilaiset onnettomuudet tai tartuntatautiepidemiat.
Poikkeusoloilla tarkoitetaan valmiuslain mukaisia poikkeusoloja, kuten suuronnettomuudet ja niiden uhka.
Poikkeusoloissa noudatetaan niitä varten erikseen laadittua tiedotussuunnitelmaa.
Onnettomuustilanteissa tiedotusvastuu on pelastustöitä johtavalla viranomaisella. Muissa peruspalveluiden tuottamishäiriöissä tiedotusvastuu on toiminnasta vastaavalla viranomaisella. Laajoista sähkö- tai vesikatkoksista tiedotetaan aluehälytyskeskukselle, joka tarvittaessa tiedottaa edelleen yleisölle ja tiedotusvälineille. Erityistilanteista on viipymättä ilmoitettava kunnan johdolle.
Tiedonvälityksen on oltava nopeaa ja asiallista. On syytä kertoa mitä on tapahtunut, mitä tilanteen korjaamiseksi tehdään ja miten tapahtuma vaikuttaa normaaliin elämään. Myös toimintaohjeita on syytä antaa pyytämättä, jos ne ovat tarpeen.
Kriisialueiden asukkaiden sekä perheen jäsenten
tiedonsaannista samoin, kuin tiedotusvälineiden palvelusta on huolehdittava.
Myös pienemmistä, yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista on
pelastustöistä vastaavan syytä tiedottaan tiedotusvälineille.